Check-list de la copropriété : Les 10 documents indispensables
Theo Dahmen
Apr 29, 2024
Dans la gestion quotidienne d'une copropriété, il est important de bien connaître les documents obligatoires pour assurer une administration transparente et conforme aux règlements en vigueur. Que vous soyez syndic bénévole, professionnel ou coopératif, c'est à vous de vous assurer que tous les copropriétaires aient accès à ces documents essentiels. Que ce soient des documents administratifs concernant la gestion de la copropriété, comme le règlement de copropriété, ou des documents plus techniques et réglementaires, tels que les diagnostics techniques sur l'amiante, il est obligatoire de les posséder. Dans cet article, nous allons nous concentrer sur une check-list simple de 10 documents indispensables que tout syndic coopératif devrait avoir à portée de main. Parmi ceux-ci, 5 documents sont liés à la gestion administrative de la copropriété tandis que les 5 autres sont de nature technique. Ensemble, découvrons ces éléments essentiels qui contribuent à une gestion harmonieuse de la copropriété.
SOMMAIRE
Le règlement de copropriété
L'état descriptif de division
Le carnet d'entretien
La fiche synthétique
L’attestation d’immatriculation
Le Projet de Plan pluriannuel de travaux (PPT)
Le Diagnostic de Performance Energétique Collectif (DPE-Collectif)
Le Dossier Technique Amiante (DTA)
Le Constat de Risque d'Exposition au Plomb (CREP)
Le Diagnostic Structure
1. Le règlement de copropriété
Le règlement de copropriété est un document incontournable qui régit l'organisation et le fonctionnement d'un immeuble, s'appliquant à tous les locataires et copropriétaires sous la responsabilité du syndic.
Les règles de vie pratique
Il comporte des règles de vie pratique, définissant les normes d'utilisation des espaces.
Les règles de gestion juridique
Les règles de gestion juridique incluent la répartition des charges et les modalités administratives.
Communication et modification du règlement
Sa communication est obligatoire lors de transactions immobilières et sa modification requiert l'accord des copropriétaires avec des règles de vote spécifiques. En cas de non-respect, le syndic peut entreprendre des actions en justice.
2. L'état descriptif de division (EDD) de la copropriété
Définition et contenu de l'EDD
L'état descriptif de division (EDD) est un document essentiel en copropriété. Il répertorie tous les lots de la copropriété, détaillant leur partie privative et leur quote-part de parties communes en tantièmes, avec une numérotation pour identification.
Obligations et remise de l'EDD
Son établissement est obligatoire à la création de la copropriété et pour toutes les copropriétés, et il doit être réalisé par un géomètre ou un notaire. Lors d'une vente, l'EDD doit être remis à l'acquéreur, et une copie doit être fournie au locataire lors de la signature du bail.
3. Le carnet d'entretien
Contenu du carnet d'entretien
Le carnet d'entretien est un document indispensable pour toute copropriété. Il recueille toutes les informations nécessaires pour suivre les travaux importants et les contrats relatifs à l'immeuble et à ses équipements.
Gestion et consultation du carnet d'entretien
Le carnet d'entretien est établi, détenu et mis à jour par le syndic de copropriété, et il est consultable sur demande par tout candidat à l'achat, tout bénéficiaire d'une promesse de vente, ou tout copropriétaire. Une copie peut être obtenue par tout copropriétaire sur demande.
Informations obligatoires et complémentaires
Les informations obligatoires incluent l'adresse de l'immeuble, l'identité du syndic en exercice, les références des contrats d'assurance, les travaux réalisés et les entreprises intervenantes, ainsi que les contrats d'entretien en cours. En outre, des informations complémentaires peuvent être ajoutées selon les décisions prises en assemblée générale.
La fiche synthétique est un document imposé au syndic, visant à informer les copropriétaires sur le fonctionnement et l'état de l'immeuble. Elle regroupe des données financières et techniques essentielles, conformément à la loi.
Informations requises et mise à jour
Parmi les informations requises, on trouve l'identification de la copropriété, les caractéristiques juridiques et techniques, ainsi que les équipements. Sur le plan financier, la fiche synthétique doit inclure les données relatives aux exercices comptables, aux charges, aux impayés, au fonds de travaux, et à la présence éventuelle de personnel. Sa réalisation peut être extraite du registre national des copropriétés ou réalisée par le syndic, avec une mise à jour annuelle.
Sanctions en cas de non-respect
Le non-respect de cette obligation peut entraîner la révocation du syndic et des sanctions financières définies dans les contrats de syndic.
5. L’attestation d’immatriculation
Obligation et acteurs concernés
L'immatriculation des copropriétés dans un registre national est une obligation visant à assurer la transparence et la connaissance de l'état des copropriétés à l'échelle nationale. Cette démarche concerne tous les immeubles à usage d'habitation, quels que soient leur taille ou leur mode de gestion.
Mise à jour et sanctions en cas de non-respect
L'immatriculation peut être effectuée par différents acteurs tels que le syndic, l'administrateur provisoire, le notaire, ou le mandataire ad hoc. Elle nécessite une mise à jour annuelle des informations, notamment des données financières, et doit également être actualisée en cas d'événements particuliers tels que la division de la copropriété ou son expropriation. En cas de non-respect de cette obligation, des sanctions financières peuvent être appliquées, notamment par l'Agence nationale de l'habitat (Anah), et cela peut également empêcher le syndicat de copropriétaires de bénéficier de certaines subventions.
6. Le Projet de Plan pluriannuel de travaux (PPPT)
Obligation et contenu du PPPT
Les copropriétés de plus de 15 ans sont tenues d'établir un Projet de Plan Pluriannuel de Travaux (PPPT), avec des échéances différentes selon la taille de la copropriété. Ce plan, basé sur une analyse approfondie du bâtiment et des équipements, est mis à jour tous les dix ans. Il inclut une liste des travaux nécessaires à la conservation de l'immeuble, une estimation de leur coût, et un échéancier pour les dix prochaines années.
Élaboration et adoption du PPPT
Le PPPT est élaboré à partir d'une analyse du bâti, des équipements de l'immeuble et du Diagnostic de Performance Energétique (DPE) collectif. Si le Diagnostic Technique Global (DTG) ne révèle aucun besoin de travaux dans les dix ans à venir, la copropriété est dispensée de cette obligation. Le projet de PPPT est présenté à l'assemblée générale pour adoption, et les décisions relatives à sa mise en œuvre sont régulièrement examinées.
Vérification et sanctions en cas de non-respect
L'autorité administrative peut demander le PPPT pour vérification et, en cas de non-respect des obligations, elle peut élaborer ou mettre à jour le PPPT aux frais de la copropriété.
7. Le Diagnostic de Performance Energétique Collectif (DPE-Collectif)
Définition et échéances du DPE collectif
Le Diagnostic de Performance Energétique (DPE) est un dispositif réglementaire visant à évaluer la performance énergétique des bâtiments. Une nouvelle disposition stipule que les bâtiments en copropriété, dont le permis de construire a été déposé avant le 1er janvier 2013, doivent faire réaliser un diagnostic de performance énergétique collectif (DPE collectif).
Renouvellement et conséquences du DPE collectif
Ce diagnostic doit être renouvelé tous les dix ans, sauf si un DPE après juillet 2021 classe le bâtiment en catégorie A, B ou C. Cette réglementation impacte les annonces de location dès 2022 et impose des seuils de consommation énergétique à respecter à partir de 2023. De plus, une interdiction progressive de la location s'appliquera aux logements énergivores à partir de 2025 pour ceux classés G, 2028 pour F, et 2034 pour E.
8. Le Dossier Technique Amiante (DTA)
Immeubles concernés et fonctions du DTA
Le Dossier Technique Amiante (DTA) concerne les parties communes des copropriétés dont le permis de construire a été délivré avant le 1er juillet 1997. Il est obligatoire de vérifier l'état des matériaux et produits susceptibles de contenir de l'amiante dans ces immeubles.
Consignes de sécurité et responsabilités en cas de présence d'amiante
Le DTA a plusieurs fonctions : il recense les recherches d'amiante effectuées et les travaux de mise en conformité, fournit les consignes de sécurité pour occuper les lieux, et une fiche récapitulative doit être remise à tous les occupants ou candidats acquéreurs en cas de vente. En cas de présence d'amiante, la copropriété est responsable de maintenir les matériaux en bon état pour éviter tout risque d'exposition.
9. Le Constat de Risque d'Exposition au Plomb (CREP)
Immeubles concernés et obligations du CREP
Le Constat de Risque d'Exposition au Plomb (CREP) concerne les parties communes des copropriétés construites avant 1949. Ce diagnostic doit être réalisé par un diagnostiqueur et doit avoir été effectué au plus tard depuis le 12 août 2008 pour tous les immeubles concernés.
Obligations en cas de location, vente et présence de plomb
En cas de location, le CREP doit être annexé au contrat de location, et en cas de vente, il doit être inclus dans le dossier de diagnostic technique joint à la promesse de vente. En présence de plomb, il incombe à la copropriété d'entretenir les revêtements pour éviter tout risque d'exposition au plomb.
Immeubles concernés et obligations du diagnostic structurel
Le diagnostic structurel obligatoire depuis la loi du 9 avril 2024 concerne les bâtiments d'habitation collectifs dans des secteurs définis par la commune. Ces secteurs sont caractérisés par des habitats dégradés ou anciens pouvant présenter des fragilités structurelles.
Réalisation et transmission du diagnostic structurel
Le diagnostic doit être effectué tous les dix ans, quinze ans après la réception des travaux de construction, et doit inclure une description des désordres observés ainsi qu'une évaluation des risques pour la sécurité des occupants et des tiers. Ce diagnostic doit être réalisé par une personne possédant des compétences et garanties spécifiques, et les résultats doivent être transmis à la commune. En cas de non-transmission, le maire peut exiger la réalisation du diagnostic aux frais du propriétaire ou du syndicat des copropriétaires.
Obligation et plan pluriannuel de travaux pour les copropriétés
Pour les immeubles en copropriété, l'obligation peut être satisfaite par l'élaboration d'un projet de plan pluriannuel de travaux. Les détails d'application de cette mesure sont déterminés par décret en Conseil d'État.
Diagnostics et études facultatifs
Le DTG et l'audit énergétique pour les copropriétés
Bien que le Diagnostic Technique Global (DTG) et l'Audit Energétique soient des outils précieux pour évaluer l'état et les performances énergétiques d'un bâtiment, il est important de noter qu'ils ne sont pas obligatoires.
Autres diagnostics facultatifs
De même, l'état relatif à la présence de termites, le diagnostic mérule et le diagnostic de radon peuvent être nécessaires selon la localisation du bien immobilier et les réglementations locales, mais ne sont pas toujours obligatoires dans tous les cas.
Conclusion
La gestion efficace d'une copropriété repose sur la connaissance et la disponibilité des documents indispensables. Ces documents, qu'ils soient administratifs ou techniques, assurent la transparence et la conformité aux règlements en vigueur. Du règlement de copropriété au Diagnostic de Performance Energétique Collectif, en passant par le Projet de Plan pluriannuel de travaux et le Constat de Risque d'Exposition au Plomb, chaque élément contribue à une gestion harmonieuse et sécurisée de la copropriété. Cependant, il est crucial de noter que certains diagnostics et études, tels que le DTG et l'audit énergétique, le DIE, le diagnostic termites, mérule et radon, bien que très utiles, ne sont pas toujours obligatoires. Leur utilisation peut néanmoins être encouragée pour une gestion proactive et une valorisation du patrimoine immobilier.
En définitive, une bonne compréhension et une mise à disposition appropriée de ces documents permettent de garantir la satisfaction et la tranquillité des copropriétaires.
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